Gratis e-mailcoaching: hoe bewaar ik mijn financiële administratie overzichtelijk?

In maart of april moeten we weer onze belastingaangifte doen (lees hierover ook onze tips in een eerder bericht). Veel mensen hebben hier een hekel aan omdat ze het overzicht missen. Hoe bewaar je het overzicht over je financiële administratie? Hoe zorg je ervoor dat je alles terug kunt vinden? Hoe lang moet je documenten eigenlijk bewaren? Breng en houd het op orde met gratis e-mailcoaching van het Nibud. Aangifte doen wordt daarmee een stuk makkelijker!

Gezonde geldzaken

Eén van de vuistregels voor gezonde geldzaken is om je administratie overzichtelijk in te richten én bij te houden. De vuistregel bestaat uit deze acties:

Bewaar je administratie op een geordende manier, en houd het bij:
- eenmalig: administratie inrichten
- dagelijks: (digitale) post openen
- wekelijks: administratie bijwerken en betalingen doen
- maandelijks: bijzonderheden doornemen (met partner)
- jaarlijks: administratie grondig opruimen

Uit onderzoek blijkt dat mensen met een geordende administratie minder vaak betalingsachterstanden hebben, minder vaak een rekening over het hoofd zien en minder abonnementen hebben lopen waar ze niet meer vanaf wisten.

Stappen administratie ordenen

Via de volgende stappen zet je de administratie ordelijk op, en houd je het goed bij. Je kunt hierbij een handig persoonlijk overzicht invullen: de Nibud Bewaarwijzer.

Kies voor bewaren digitaal of op papier

Een geordende financiële administratie geeft overzicht. Een duidelijk systeem helpt hierbij. Mensen die alles op één plek bewaren (bijv. alles op papier of op de computer) hebben meer overzicht dan mensen die documenten op verschillende plekken bewaren.

Papieren administratie

Als je ervoor kiest om belangrijke papieren en post te bewaren in een ordner of map, gebruik dan verschillende tabbladen voor je vaste lasten, loonstrookjes, toeslagen, verzekeringen, bankafschriften, garantiebewijzen, enzovoort. Maak een duidelijk onderscheid tussen rekeningen die al betaald zijn of juist nog betaald moeten worden.

Digitale administratie

Maak op je computer een hoofdmap aan met ‘Administratie’ met daarin submapjes, bijvoorbeeld voor alle inkomsten, huur/hypotheek, verzekeringen, energie, abonnementen et cetera. Je kunt ook mapjes in de e-mail aanmaken. Brieven die je per post krijgt (bijvoorbeeld verzekeringspolissen) kun je inscannen of er een foto van maken. Daarna zet je die in de juiste map.

Gezamenlijke administratie

Leef je samen? Voor het overzicht van de administratie is het belangrijk dat je weet wie waar wat bewaart. Beide partners moeten overzicht hebben en weten waar belangrijke documenten te vinden zijn. Zorg bijvoorbeeld dat beide partners toegang hebben tot alle (gezamenlijke) documenten.

Beheren van mijn-omgevingen

Om bij je gegevens te komen, moet je vaak inloggen in een systeem van de betreffende organisatie: een mijn-omgeving. Er zijn veel mijn-omgevingen: Mijn-overheid, Mijn-energie, Mijn-bank, Mijn-telefonie, Mijn-DUO, en noem maar op. Zorg ervoor dat je verschillende en veilige wachtwoorden gebruikt. Bij websites van de overheid en in de zorg gaat inloggen via je DigiD. Het is dan ook handig een DigiD aan te vragen als je dit nog niet hebt.

Meldingen van mijn-omgevingen gebruiken

Overheidsinstanties, zoals de Belastingdienst, kunnen je berichten sturen als er een melding voor je is, of als je iets moet doen. Dat is handig, zo kun je niets vergeten. Maar: je moet om de berichten van MijnOverheid.nl te ontvangen eerst de Berichtenbox activeren. Doe dit ook voor alle andere mijn-omgevingen, zoals van de zorgverzekering of het energiebedrijf. Het instellen van een melding gaat vaak niet automatisch; dat moet je meestal zelf instellen.

Veilig bewaren

Doordat je op heel veel plekken moet inloggen met e-mailadressen, gebruikersnamen, wachtwoorden en pincodes, is het belangrijk dat je deze gegevens veilig opbergt en op een vaste plek bewaart. Dit kan natuurlijk op de computer, of op papier in een boekje bijvoorbeeld. Maar het is veiliger om alle wachtwoorden op te slaan in een online wachtwoordenkluis. Veilige wachtwoorden kunt u laten genereren door een online wachtwoordentool. Een goede optie is bijvoorbeeld Lastpass.

Dagelijks post openen

Maak e-mails en post die je ontvangt elke dag open. Dit geldt ook voor de berichten in mijn-omgevingen. Bepaal meteen wat je ermee moet doen:

Betalen
Controleren
Reageren
Bewaren
Weggooien

Wekelijks administratie bijwerken en rekeningen betalen

Plan een vast moment in de week om je administratie bij te werken. En zet het in de (digitale) agenda zodat het een gewoonte wordt.

Betalen
Te laat betalen kost vaak geld. Als je online je bankzaken regelt, kun je de betaling vast klaarzetten met de betaaldatum erbij. Zo wordt de rekening automatisch op tijd betaald. Regelt je je geldzaken niet digitaal en hoeft een rekening niet direct betaald te worden? Bewaar deze dan in een mapje ‘Nog te betalen’. Bewaar de rekeningen die als eerste betaald moeten worden vooraan.

Controleren
Controleer je (automatische) afschrijvingen. Zijn je betalingen goed verwerkt en kloppen de bedragen? Check ook of je alle inkomsten hebt ontvangen. Zijn de toeslagen overgemaakt?

Reageren
Op sommige post moet je (direct of binnen een bepaalde termijn) reageren. Je moet bijvoorbeeld betalen of u aanmelden of uw gegevens aanpassen. Is het gelukt om te reageren? Bewaar een kopie van uw reactie in de administratie in de juiste (e-mail) map of achter het juiste tabblad van uw ordner.

Bewaren
Berg belangrijke documenten op in uw administratie in het juiste mapje of achter de juiste tabbladen. Zo raakt er niets zoek.

Maandelijks bijzonderheden doornemen

Neem maandelijks de tijd om na te gaan of er bijzonderheden zijn die aandacht vragen. Je kunt terugkijken op de afgelopen maand, én vooruitkijken naar de komende maand. Als je een partner hebt, doe dit dan samen. Zo kun je voorkomen dat bijvoorbeeld roodstand ontstaat, of dat je een rekening over het hoofd ziet en er een betalingsachterstand ontstaat.

Jaarlijks grondig opruimen

Jaarlijks je administratie eens grondig opruimen is een goed idee om het overzichtelijk te houden. De maand maart is bijvoorbeeld een goed moment, dan moet je toch al bepaalde informatie opzoeken voor je jaarlijkse belastingaangifte. Deze schoonmaak is ook een goed moment om door je verzekeringen en abonnementen te lopen. Zijn ze allemaal nog nodig? Maak je er voldoende gebruik van? Kan het elders goedkoper?

Gratis e-mailcoaching

Wilt je bovenstaande stappen met hulp van wekelijkse e-mails doorlopen? Meld je dan aan voor gratis e-mailcoaching van het NIBUD. Met 8 wekelijkse mails helpen helpen de e-mail je stap voor stap met praktische uitleg en tips voor het inrichten en bijhouden van uw administratie. De e-mailcoaching is helemaal gratis!

Zoek hulp

Weet je niet waar je moet beginnen? Geen punt: dan kan SchuldHulpMaatje Parkstad je daarbij helpen. Meld je aan voor “Hulp Heerlen” of “Hulp Kerkrade”.

Ook kun je met ons chatten (de blauwe ballon rechtsonder op onze website) en je kunt op kantoortijden bellen naar 045-560 25 25.

Onze vrijwilligers staan voor je klaar om samen met jou naar een oplossing te zoeken!